Zarządzenie nr 57 z dnia 16 marca 2021 r.
Zarządzenie Nr 57
Prezydenta Miasta Piotrkowa Trybunalskiego
z dnia 16 marca 2021 roku
w sprawie stosowania w Urzędzie Miasta Systemu ujednoliconych formularzy procedur.
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym Dz.U.2020.713 z późniejszymi zmianami, zarządza się co następuje:
§ 1
1. W celu zapewnienia przejrzystości działania oraz jawności procedur obowiązujących w Urzędzie Miasta Piotrkowa Trybunalskiego, wprowadza się do stosowania System ujednoliconych formularzy procedur (dalej: System).
2. Wykaz ujednoliconych formularzy procedur (dalej: wykaz procedur), stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia, sporządza i aktualizuje Biuro Obsługi Mieszkańców (dalej: BOM). Zmiany w wykazie procedur nie wymagają zmiany zarządzenia. Aktualny wykaz udostępnia się na stronie www.ison.piotrkow.pl.
3. System ujednoliconych formularzy procedur obejmuje zadania należące do zakresu działania miasta na prawach powiatu i składa się z:
1) wzorów wniosków i kart informacyjnych do tych wniosków oraz ewentualnych załączników (dokumentów uzupełniających), udostępnianych klientom Urzędu w wersji papierowej. Papierowe wersje kart informacyjnych stanowią wydruk w formacie PDF ze strony BOM,
2) elektronicznych wersji wniosków i kart informacyjnych, o których mowa w pkt 1, udostępnianych na stronie internetowej www.bom.piotrkow.pl,
3) e-procedur umożliwiających złożenie wniosku (podania) online.
4. Wzory wniosków opatrzone symbolem komórki organizacyjnej i kolejnym numerem, zawierają pola do wypełnienia przez wnioskodawcę, w zakresie niezbędnym do załatwienia określonej sprawy. Zakres wymaganych danych wynika z przepisów prawa. Wnioski mogą zawierać klauzulę informacyjną zgodną z RODO.
5. Wzory wniosków wprowadzonych przepisami prawa powszechnie obowiązującego mają postać tych wniosków.
6. Zakres kart informacyjnych obejmuje w szczególności informacje o:
1) komórce organizacyjnej załatwiającej sprawę, jej danych kontaktowych, symbolu procedury,
2) wymaganych dokumentach,
3) opłatach,
4) miejscu złożenia wniosku,
5) terminie załatwienia sprawy,
6) trybie odwoławczym,
7) podstawie prawnej.
7. Kierownicy komórek organizacyjnych i samodzielne stanowiska zobowiązani są do ujawniania w Systemie wszystkich procedur realizowanych w zakresie swojej właściwości.
8. Okresowych przeglądów Systemu, pod kątem jego zupełności i aktualności, a także możliwości włączenia poszczególnych procedur do e-procedur, o których mowa w ust. 3 pkt 3, dokonuje BOM oraz kierownicy komórek organizacyjnych, stosownie do realizowanych zadań.
9. W przypadku udostępnienia nowych e-usług publicznych w zakresie zadań realizowanych przez miasto na prawach powiatu, uzupełnia się System o brakujące e-procedury oraz aktualizuje wykaz procedur.
10. W przypadku o którym mowa w ust. 9, postanowienia § 3 ust. 1 i ust. 3 stosuje się odpowiednio.
§ 2
1. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych i stanowiska samodzielne Urzędu Miasta do:
1) zapewnienia klientom Urzędu dostępu do wzorów wniosków i kart informacyjnych, o których mowa w § 1 ust. 3 pkt 1,
2) zapewnienia aktualności i zgodności z prawem procedur w Systemie,
3) uzupełniania Systemu o procedury dotychczas nieujęte w Systemie, bądź wynikające z nowo wprowadzonych przepisów prawa.
§ 3
1. W przypadku konieczności dokonania zmian w treści wniosków lub kart informacyjnych, o których mowa w § 1 ust. 3 lub stworzenia nowej procedury, kierownik właściwej komórki merytorycznej lub samodzielne stanowisko, przy pomocy EZD , zgłasza ten fakt do BOM, z co najmniej siedmiodniowym wyprzedzeniem, określając datę wejścia w życie zmienionej lub nowej procedury. Do pisma dołącza wniosek i kartę informacyjną, w wersji dostępnej cyfrowo, zaakceptowane przez radcę prawnego.
2. Akceptacja radcy prawnego, o której mowa w ust. 1 nie jest wymagana jeśli zmiany we wnioskach lub kartach informacyjnych nie wynikają ze zmian w przepisach prawa powszechnie obowiązującego.
3. Akceptacja radcy prawnego nie jest także wymagana w przypadku wniosków (formularzy) wprowadzonych do stosowania przepisami prawa powszechnie obowiązującego. Nie kieruje się także do zaopiniowania przez radcę prawnego kart informacyjnych do tych wniosków (formularzy).
4. Klauzule informacyjne udostępniane w ramach procedur, wymagane rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - wymagają zaopiniowania przez Inspektora Ochrony Danych.
5. Obowiązujące schematy prezentowania treści we wnioskach (z wyłączeniem wniosków wprowadzonych przepisami prawa powszechnie obowiązującego) i kartach informacyjnych, zawierają załączniki 2a i 2b do niniejszego zarządzenia.
6. W przypadku konieczności wyłączenia procedury ze stosowania, przepisy ust. 1 stosuje się odpowiednio.
7. Na podstawie zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1, BOM aktualizuje na stronie BOM, odpowiednio wzory wniosków i kart informacyjnych.
§ 4.
Traci moc zarządzenie Nr 222 Prezydenta Miasta Piotrkowa Trybunalskiego z dnia 10 czerwca 2019 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania w Urzędzie Miasta Systemu ujednoliconych formularzy procedur.
§ 5
Dostosowanie wzorów wniosków i kart informacyjnych do wymagań określonych niniejszym zarządzeniem następuje wraz z najbliższą ich aktualizacją, bądź w terminie do końca września 2021 r.
§ 6
1. Do realizacji niniejszego zarządzenia zobowiązani są kierownicy wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu oraz samodzielne stanowiska.
2. Zarządzenie nie wymaga składania sprawozdań z jego realizacji.
§ 7
Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.
§ 8
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Prezydent Miasta Piotrkowa Trybunalskiego
Krzysztof Chojniak
dokument został podpisany
kwalifikowanym podpisem elektronicznym