artykuł nr 1

Referat Zarządzania Dokumentacją i Bezpieczeństwa Informacji

Referat Zarządzania Dokumentacją i Bezpieczeństwa Informacji
Kierownik - Przemysław Cienkowski 


Pasaż K. Rudowskiego 10, pok. 315
Tel.: 0-44/732 30 35

p.cienkowski@piotrkow.pl

 

Referat realizuje w szczególności zadania z zakresu:

1. Elektronicznego Zarządzania Dokumentami:

  • monitorowanie funkcjonalności systemu wykorzystywanego do EZD oraz analizowanie ewentualnych przeszkód w sprawnym funkcjonowaniu tego systemu i proponowanie odpowiednich rozwiązań dla ich pokonania,
  • prowadzenie szkoleń i udzielanie pomocy pracownikom Urzędu w zakresie stosowania systemu wykorzystywanego do EZD,
  • proponowanie kierunków rozbudowy systemu wykorzystywanego do EZD w Urzędzie w celu zapewnienia prawidłowości jego funkcjonowania,
  • opracowywanie i przedstawianie rozwiązań usprawniających obieg dokumentów w Urzędzie oraz przygotowania niezbędnych projektów aktów prawnych i wzorów dokumentów.

2. Dostępu do informacji publicznej:

  • redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z rozporządzeniem MSWiA,
    z wyłączeniem zakładki „Zamówienia publiczne”,
  • koordynowanie udzielania odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej,
  • wydawanie decyzji w sprawie odmowy udostępniania informacji publicznej oraz umorzenia postępowania o udostępnienie informacji publicznej.

3. Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwa Informacji:

  • aktualizowanie Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością, Bezpieczeństwa Informacji oraz Działań Antykorupcyjnych, procedur i polityk bezpieczeństwa w celu utrzymywania i ciągłego doskonalenia ZSZ,
  • analiza funkcjonowania Systemu i badanie jego efektywności oraz inicjowanie zmian
    w zakresie jego stosowania,
  • monitorowanie incydentów oraz badanie przypadków naruszania obowiązujących procedur
    i polityk,
  • przedstawianie Kierownictwu Urzędu sprawozdań z funkcjonowania Systemu oraz zgłaszanie wszelkich potrzeb związanych z jego funkcjonowaniem,
  • współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych, innymi podmiotami i instytucjami zewnętrznymi w zakresie utrzymywania i funkcjonowania ZSZ.

4. Kontroli zarządczej:

  • przygotowywanie dla Prezydenta i Pełnomocnika Prezydenta Miasta do spraw Kontroli Zarządczej w Mieście Piotrków Trybunalski zbiorczych dokumentów i informacji, wynikających z ustalonego przez Prezydenta systemu kontroli zarządczej na I i II poziomie,
  • monitorowanie przebiegu poszczególnych etapów opracowywania dokumentacji w zakresie kontroli zarządczej, w tym m.in. planów, sprawozdań oraz innych wymaganych dokumentów
    i wspieranie w tym zakresie kierowników komórek organizacyjnych Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Miasta.

5. Nadzoru organizacyjnego:

  • opiniowanie projektów aktów kierownictwa wewnętrznego pod kątem ich zgodności
    z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi,
  • prowadzenie wykazu obowiązujących aktów kierownictwa wewnętrznego,
  • opracowywanie projektów Regulaminu Organizacyjnego i jego aktualizacji,
  • prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta,
  • prowadzenie rejestru upoważnień udzielanych przez Sekretarza Miasta pracownikom Urzędu do wykonywania czynności związanych z realizacją procedur obowiązujących w Urzędzie poza jego siedzibą,
  • prowadzenie rejestru i wykazu zarządzeń Prezydenta,
  • prowadzenie wykazu uchwał Rady,
  • koordynowanie sprawozdawczości w zakresie realizacji zarządzeń Prezydenta,
  • koordynowanie sprawozdawczości w zakresie realizacji uchwał Rady.

6. Wykonywanie zadań związanych z realizacją budżetu, w tym opracowywanie projektów planów finansowych do projektu budżetu w części dotyczącej realizowanych zadań oraz sporządzanie informacji i sprawozdań opisowych z wykonania budżetu.

7. Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.