Urząd Miasta Piotrków Trybunalski - Referat Zarządzania Dokumentacją i Bezpieczeństwa Informacji

Referat Zarządzania Dokumentacją i Bezpieczeństwa Informacji
Kierownik - Przemysław Cienkowski 

Pasaż K. Rudowskiego 10, pok. 315
Tel.: 44 732 30 35

p.cienkowski@piotrkow.pl

Referat realizuje w szczególności zadania z zakresu:

1. Elektronicznego Zarządzania Dokumentami:

1. monitorowanie funkcjonalności systemu wykorzystywanego do EZD oraz analizowanie ewentualnych przeszkód w sprawnym funkcjonowaniu tego systemu i proponowanie odpowiednich rozwiązań dla ich pokonania,
2. prowadzenie szkoleń i udzielanie pomocy pracownikom Urzędu w zakresie stosowania systemu wykorzystywanego do EZD,
3. proponowanie kierunków rozbudowy systemu wykorzystywanego do EZD  w Urzędzie w celu zapewnienia prawidłowości jego funkcjonowania,
4. opracowywanie i przedstawianie rozwiązań usprawniających obieg dokumentów  w Urzędzie oraz przygotowania niezbędnych projektów aktów prawnych i wzorów dokumentów.

2. Archiwum Zakładowego:

1. realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w tym prowadzenie obsługi archiwalnej pracowników zlikwidowanych jednostek organizacyjnych Miasta z zakresu zatrudnienia i płac,
2. koordynowanie czynności kancelaryjnych w Urzędzie, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).

3. Dostępu do informacji publicznej:

1. redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z rozporządzeniem MSWiA,
2. udzielanie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej,
3. wydawanie decyzji w sprawie odmowy udostępniania informacji publicznej oraz umorzenia postępowania o udostępnienie informacji publicznej.

4. Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwa Informacji:

1. aktualizowanie Księgi Jakości i Bezpieczeństwa Informacji, procedur i polityk bezpieczeństwa w celu utrzymywania i ciągłego doskonalenia ZSZJiBI,
2. analiza funkcjonowania Systemu i badanie jego efektywności oraz inicjowanie zmian w zakresie jego stosowania,
3. monitorowanie incydentów oraz badanie przypadków naruszania obowiązujących procedur i polityk,
4. przedstawianie Kierownictwu Urzędu sprawozdań z funkcjonowania Systemu oraz zgłaszanie wszelkich potrzeb związanych z jego funkcjonowaniem,
5. współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych, innymi podmiotami i instytucjami zewnętrznymi w zakresie utrzymywania i funkcjonowania Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwa Informacji.

5. Kontroli zarządczej:

1. przygotowywanie dla Pełnomocnika Prezydenta Miasta do spraw Kontroli Zarządczej w Mieście Piotrków Trybunalski zbiorczych dokumentów i informacji, wynikających z ustalonego przez Prezydenta systemu kontroli zarządczej na I i II poziomie,
2. monitorowanie przebiegu poszczególnych etapów opracowywania dokumentów  w zakresie kontroli zarządczej,
3. wspieranie działań kierowników komórek organizacyjnych Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Miasta przy opracowywaniu planów, sprawozdań i innych dokumentów w zakresie ustalonego systemu kontroli zarządczej.

6. Wykonywanie zadań związanych z realizacją budżetu, w tym opracowywanie projektów planów finansowych do projektu budżetu w części dotyczącej realizowanych zadań oraz sporządzanie informacji i sprawozdań opisowych z wykonania budżetu.
7. Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.