Urząd Miasta Piotrków Trybunalski - IV kwartał

Na podstawie art. 33 ust. 3 i ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2025r. poz. 1153) oraz art. 92 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2025r. poz. 1684) w związku z ustawą z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1725) oraz rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L Nr 257, str. 73 ze zmianami ogłoszonymi Dz. Urz. UE.L 2018 Nr 127, poz. 2 oraz Dz.Urz .UE.L 2021 Nr 74, poz. 35) zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Określa się zasady posługiwania się kwalifikowanymi podpisami i kwalifikowanymi pieczęciami elektronicznymi oraz ich zamawiania w Urzędzie Miasta Piotrkowa Trybunalskiego.
2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
   1) Prezydencie - należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Piotrkowa Trybunalskiego sprawującego funkcję Starosty;
   2) Zastępcach Prezydenta – należy przez to rozumieć Pierwszego i Drugiego Zastępcę Prezydenta  Miasta Piotrkowa Trybunalskiego;
   3) Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Miasta Piotrkowa Trybunalskiego;
   4) Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Miasta Piotrkowa Trybunalskiego;
   5) Urzędzie  - należy przez to rozumieć Urząd Miasta  Piotrkowa Trybunalskiego;
   6) komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć biuro, referat bądź równorzędną komórkę organizacyjną o innej nazwie, samodzielne stanowisko;
   7) kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć dyrektora biura, kierownika: biura lub referatu bądź równorzędnej komórki organizacyjnej o innej nazwie, samodzielne stanowisko;
   8) DCN - należy przez to rozumieć Biuro Cyfryzacji i Nadzoru Organizacyjnego;
   9) certyfikacie - należy przez to rozumieć kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego albo pieczęci elektronicznej;
   10) kwalifikowanym podpisie elektronicznym - należy przez to rozumieć podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy certyfikatu;
   11) kwalifikowanej pieczęci elektronicznej - należy przez to rozumieć pieczęć elektroniczną weryfikowaną przy pomocy certyfikatu, służącą do potwierdzania autentyczności, integralności i pochodzenia elektronicznych dokumentów i plików wystawianych przez podmioty prawne;
   12) czytniku - należy przez to rozumieć urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego spełniające wymagania określone w przepisach;
   13) dostawcy usług zaufania - należy przez to rozumieć kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, wpisanego do rejestru dostawców usług zaufania.
   14) osobie upoważnionej do składania zamówienia u dostawcy usług zaufania – należy przez to rozmieć osobę posiadającą uprawnienia do reprezentowania Urzędu Miasta u dostawcy usług zaufania.

§ 2

1. Wprowadza się obowiązek posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez uprawnionych pracowników.
2. Uprawnionymi do posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym w Urzędzie są:
   1) Prezydent, Zastępcy Prezydenta, Sekretarz, Skarbnik Miasta, kierownicy komórek organizacyjnych,
   2) wskazani przez kierowników komórek organizacyjnych pracownicy, w granicach indywidualnego pisemnego upoważnienia, których zakres powierzonych zadań i czynności służbowych uzasadnia posługiwanie się tym podpisem.
3. Osoby posiadające prawo posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, po uzyskaniu certyfikatu wraz z czytnikiem, mają obowiązek zabezpieczenia ich przed uszkodzeniem, zagubieniem, kradzieżą i nieuprawnionym użyciem.
4. Kwalifikowany podpis elektroniczny należy stosować do:
   1) podpisywania dokumentów, do których wymagane jest indywidualne pisemne upoważnienie;
   2) elektronicznej wysyłki pism;
   3) podpisywania oraz potwierdzania innych dokumentów służbowych.
5. Osobom posiadającym prawo posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie rekomenduje się ubiegania o uprawnienia do posługiwania się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

§ 3

1. Obowiązek posługiwania się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dotyczy wskazanych przez kierowników komórek organizacyjnych, których zakres obowiązków nie wymaga podpisywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym
2. W granicach indywidualnego pisemnego upoważnienia lub których zakres powierzonych zadań i czynności służbowych uzasadnia posługiwanie się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
3. Kwalifikowaną pieczęć elektroniczną należy stosować do elektronicznej wysyłki pism,  potwierdzania i uwierzytelniania innych dokumentów służbowych, a także do uwierzytelnienia, podpisywania i autoryzacji w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
4. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest zintegrowana z systemem EZD i przyznawana na wniosek kierownika komórki organizacyjnej w ramach uprawnienia.

§ 4

1. Ustala się sposób wnioskowania o realizację:

1) zamówienia na otrzymanie certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

1. kierownik komórki organizacyjnej składa w systemie EZD uzasadniony wniosek do Sekretarza za pośrednictwem DCN na formularzu, którego wzór stanowi załącznik  do zarządzenia,
2. DCN weryfikuje wniosek i przekazuje DCN celem przygotowania zamówienia,
3. pracownik DCN właściwy do spraw cyfryzacji weryfikuje wniosek, a następnie sporządza i przekazuje dostawcy usług zaufania podpisane przez upoważnioną osobę do składania zamówień u dostawcy usług zaufania zlecenie zamówienia certyfikatu,
4. wydania certyfikatu wraz z czytnikiem dokonuje dostawca usług zaufania za imiennym potwierdzeniem odbioru w miejscu wskazanym przez dostawcę usług zaufania.
5. pracownik DCN przyznaje odpowiednie uprawnienia w systemie EZD oraz konfiguruje inne aplikacje jeśli sytuacja tego wymaga.

2) udostępnienia kwalifikowanej pieczęci elektronicznej:

1. kierownik komórki organizacyjnej składa w systemie EZD uzasadniony wniosek do Sekretarza za pośrednictwem DCN. Wzór stanowi załącznik do zarządzenia;
2. DCN weryfikuje wniosek i przyznaje odpowiednie uprawnienia w systemie EZD.

2. Obowiązek sporządzenia wniosku nie dotyczy stanowiska: Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza, Skarbnika, kierowników komórki organizacyjnej.

§ 5

1. W przypadku uszkodzenia czytnika, kradzieży, zagubienia certyfikatu lub zmiany danych zawartych w certyfikacie oraz kradzieży lub zagubienia dokumentów zawierających kod PIN albo uzasadnionego podejrzenia, iż osoba nieuprawiona weszła w posiadanie kodu PIN - pracownik posiadający certyfikat ma obowiązek natychmiastowego powiadomienia o tym zdarzeniu kierownika komórki organizacyjnej i Biuro Cyfryzacji i Nadzoru Organizacyjnego. Uprawnienie do posługiwania się pieczęcią wygasa wraz z wyłączeniem dostępu do konta pracownika w systemie EZD.
2. Pracownik uprawiony do posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, z którym została rozwiązana umowa o pracę zobowiązany jest zdać certyfikat i czytnik do pracownika DCN do spraw cyfryzacji.

§ 6

Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu.

§ 7

Nadzór nad realizacją zarządzenia sprawuje Dyrektor Biura Cyfryzacji i Nadzoru Organizacyjnego.

§ 8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Prezydent Miasta Piotrkowa Trybunalskiego

Juliusz Wiernicki

dokument został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym