Zarządzenie nr 380 z dn. 15 grudnia 2020 r.
Zarządzenie Nr 380
Prezydenta Miasta Piotrkowa Trybunalskiego
z dnia 15 grudnia 2020 roku
w sprawie stosowania w Urzędzie Miasta Piotrkowa Trybunalskiego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.
Na podstawie art. 33 ust.1 i 3 ustawy o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2020r. poz. 713 ze zm.) oraz w związku z § 1 ust. 3 i 5, Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67, Nr 27 poz. 140) zarządzam, co następuje:
§1
1. W Urzędzie Miasta Piotrkowa Trybunalskiego zwanego dalej Urzędem czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, zwanym dalej systemem EZDPUW, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie.
2. Procedurę użytkowania systemu EZDPUW w Urzędzie oraz postępowania z dokumentacją elektroniczną i tradycyjną (papierową), odzwierciedlającą sposób przebiegu załatwiania oraz rozstrzygania spraw w Urzędzie, określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2
1. Wykaz spraw, stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i załatwiania spraw w Urzędzie, określa załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. Wykaz, o którym mowa w ust. 1 aktualizuje Koordynator czynności kancelaryjnych,
a zatwierdza Prezydent Miasta.
3. Zmiany w wykazie nie wymagają zmiany zarządzenia.
4. System EZDPUW wykorzystywany jest jako pomocnicze narzędzie informatyczne w zakresie spraw stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania, w rozumieniu § 39 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
§ 3
1. Od dnia 1 kwietnia 2017r. dostęp do danych zawartych w poprzednim systemie EZD posiadają:
1) Koordynator czynności kancelaryjnych,
2) pracownicy Archiwum zakładowego,
3) za zgodą Koordynatora czynności kancelaryjnych - wskazani pracownicy Referatu Informatyki - administratorzy systemu EZDPUW.
2. W szczególnych przypadkach dostęp do danych zawartych w poprzednim systemie EZD, inny niż zwykłe udostępnienie materiałów archiwalnych, przyznawany będzie przez Koordynatora czynności kancelaryjnych na wniosek zainteresowanego, zaakceptowany przez bezpośredniego przełożonego.
§ 4
Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu do przestrzegania postanowień niniejszego zarządzenia.
§ 5
1. Za realizację zarządzenia odpowiedzialny jest Kierownik Referatu Zarządzania Dokumentacją i Bezpieczeństwa Informacji.
2. Nadzór nad prawidłową realizacją zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.
§ 6
Traci moc zarządzenie Nr 333 Prezydenta Miasta z dnia 24 sierpnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania w Urzędzie Miasta Piotrkowa Trybunalskiego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, zmienionego zarządzeniami Nr 524 z 22 grudnia 2016r. i Nr 292 z 18.07.2019r.
§ 7
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2021 roku.
Podpisał:
Prezydent Miasta Piotrkowa Trybunalskiego
Krzysztof Chojniak