Biuro Cyfryzacji i Nadzoru Organizacyjnego
Biuro Cyfryzacji i Nadzoru Organizacyjnego - Dyrektor - Przemysław Cienkowski
tel. 44 732 30 35
Pasaż Rudowskiego 10, p. 316
Celem działania Biura jest szeroko rozumiana transformacja cyfrowa Miasta Piotrkowa Trybunalskiego realizowana poprzez współpracę z komórkami organizacyjnymi, jednostkami organizacyjnymi Miasta, spółkami z udziałem Gminy i podmiotami zewnętrznymi w zakresie wdrażania, utrzymania i rozwoju nowoczesnych technologii informacyjnych w oparciu o Plan Zintegrowanej Informatyzacji Państwa i Architektury Informacyjnej Państwa.
Biuro realizuje zadania z zakresu zarządzania dokumentacją i obsługi kancelaryjnej Urzędu, nadzoru organizacyjnego, cyfryzacji, rozwoju usług elektronicznych oraz Zintegrowanego Systemu Zarządzania.
Do zadań Biura w szczególności należą zadania z zakresu:
1. Zarządzania dokumentacją i obsługi kancelaryjnej Urzędu:
1) monitorowanie funkcjonalności systemu wykorzystywanego do EZD oraz analizowanie ewentualnych przeszkód w sprawnym funkcjonowaniu tego systemu i proponowanie odpowiednich rozwiązań dla ich pokonania,
2) prowadzenie szkoleń i udzielanie pomocy pracownikom Urzędu w zakresie stosowania systemu wykorzystywanego do EZD,
3) proponowanie kierunków rozbudowy systemu wykorzystywanego do EZD w Urzędzie w celu zapewnienia prawidłowości jego funkcjonowania,
4) opracowywanie i przedstawianie rozwiązań usprawniających obieg dokumentów w Urzędzie oraz przygotowania niezbędnych projektów aktów prawnych i wzorów dokumentów,
5) opracowywanie programów szkoleniowych i realizacja szkoleń dla pracowników Urzędu w zakresie kompetencji cyfrowych wymaganych dla sprawnej obsługi mieszkańca oraz pracowników jednostek organizacyjnych Miasta w szczególności w zakresie obsługi platformy ePUAP, systemu EZD,
6) rejestrowanie przesyłek przychodzących w systemie EZD,
7) wysyłka korespondencji urzędowej,
8) prowadzenie składu chronologicznego, 9) obsługa poczty e-urzad@piotrkow.pl, ePUAP.
2. Nadzoru organizacyjnego:
1) opiniowanie projektów aktów kierownictwa wewnętrznego pod kątem ich zgodności z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi,
2) prowadzenie wykazu obowiązujących aktów kierownictwa wewnętrznego,
3) opracowywanie projektów Regulaminu Organizacyjnego i jego aktualizacji,
4) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta,
5) prowadzenie rejestru udzielonych upoważnień do przetwarzania danych osobowych,
6) prowadzenie rejestru i wykazu zarządzeń Prezydenta,
7) prowadzenie wykazu uchwał Rady,
8) koordynowanie sprawozdawczości w zakresie realizacji zarządzeń Prezydenta,
9) koordynowanie sprawozdawczości w zakresie realizacji uchwał Rady,
10) czuwanie nad przestrzeganiem postanowień niniejszego Regulaminu, aktów kierownictwa wewnętrznego i innych regulacji wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie,
11) przeprowadzanie analiz i formułowanie wniosków mających na celu usprawnienie i podniesienie jakości organizacji Urzędu.
3. Cyfryzacji:
1) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu i innymi podmiotami w zakresie cyfryzacji procesów, komunikacji i dokumentacji w Urzędzie,
2) koordynacja prac związanych ze środowiskiem doręczeń elektronicznych oraz innymi publicznymi środkami komunikacji elektronicznej, służącymi do elektronicznego doręczania dokumentów,
3) koordynacja prac związanych z komunikacją elektroniczną pomiędzy jednostkami administracji publicznej, jednostkami organizacyjnymi miasta a Urzędem,
4) współpraca z jednostkami organizacyjnymi miasta w zakresie administrowania elektronicznymi skrzynkami podawczymi (ESP) na platformie ePUAP oraz skrzynki e-doręczeń tych jednostek,
5) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Miasta w zakresie wdrażania przez te jednostki systemów i aplikacji związanych ze świadczeniem usług elektronicznych,
6) współpraca z komórkami organizacyjnymi i jednostkami organizacyjnymi Miasta w zakresie opracowywania procedur i zapisów dotyczących komunikacji elektronicznej i udostępniania usług drogą elektroniczną,
7) prowadzenie działań w kierunku poprawy wykorzystywania technologii informacyjno-komunikacyjnych,
8) opiniowanie zakupów sprzętu i oprogramowania w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych,
9) prowadzenie, przydzielanie, odbieranie i analizowanie praw dostępu do zbiorów w systemach informatycznych,
10) wsparcie we wdrażaniu nowych systemów i programów,
11) wdrażanie i koordynacja rozwiązań Smart City (w szczególności innowacje technologiczne i społeczne, a także wykorzystujące sztuczną inteligencję lub inne przełomowe technologie),
12) współpraca z Pełnomocnikiem Prezydenta ds. kontroli zarządczej w zakresie poprawnego działania systemu kontroli zarządczej,
13) prowadzenie intranetowego serwisu informacyjnego skierowanego do pracowników Urzędu w ramach komunikacji wewnętrznej (ISON), w tym redagowanie komunikatów, pozyskiwanie i dystrybucja informacji na potrzeby pracowników Urzędu oraz współpraca w tym zakresie z innymi komórkami organizacyjnymi,
14) realizacja polityki otwartych danych dla Urzędu; utworzenie i rozwój Platformy Otwartych Danych.
4. Rozwoju usług elektronicznych:
1) koordynowanie i wdrażanie innowacyjnych technologii informacyjno-komunikacyjnych, które usprawniają wykonywanie przez Prezydenta zadań z zakresu administracji publicznej,
2) tworzenie nowych i rozbudowa istniejących serwisów tematyczno-usługowych w portalu miejskim,
3) realizacja i koordynacja zadań związanych z utrzymaniem i rozwojem usług świadczonych drogą elektroniczną,
4) rozbudowa i unowocześnienie istniejących usług kontaktu i powiadamiania mieszkańców na platformie www.piotrkow.pl, 5) współpraca przy rozbudowie istniejących funkcjonalności strony www.piotrkow.pl,
6) koordynowanie zadań związanych z udostępnianiem przez urząd usług elektronicznych na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej – ePUAP,
7) udział przy wdrażaniu w urzędzie projektów e-Administracji dotyczących komunikacji elektronicznej z mieszkańcem.
5. Zintegrowanego Systemu Zarządzania:
1) aktualizowanie Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania, procedur i polityk bezpieczeństwa w celu utrzymywania i ciągłego doskonalenia ZSZ,
2) analiza funkcjonowania Systemu i badanie jego efektywności oraz inicjowanie zmian w zakresie jego stosowania,
3) monitorowanie incydentów oraz badanie przypadków naruszania obowiązujących procedur i polityk,
4) przedstawianie Kierownictwu Urzędu sprawozdań z funkcjonowania Systemu oraz zgłaszanie wszelkich potrzeb związanych z jego funkcjonowaniem,
5) współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych, innymi podmiotami i instytucjami zewnętrznymi w zakresie utrzymywania i funkcjonowania Zintegrowanego Systemu Zarządzania,
6) określanie standardów zabezpieczania zasobów informacyjnych Urzędu i wdrażanie regulacji cyberbezpieczeństwa,
7) zabezpieczanie zasobów informacyjnych Urzędu w szczególności poprzez wskazywanie kierunków rozwoju Polityki bezpieczeństwa informacji oraz nadzorowanie i wsparcie realizacji procesów bezpieczeństwa informacji,
8) koordynowanie audytów bezpieczeństwa informacji w wyznaczonych jednostkach organizacyjnych Miasta,
9) podejmowanie działań optymalizujących standardy zabezpieczania zasobów informacyjnych Urzędu w wymiarze fizycznym,
10) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Miasta w zakresie wykonywania zadań gminy zgodnie z regulacjami z obszaru bezpieczeństwa informacji.
6. Wykonywanie zadań związanych z realizacją budżetu, w tym opracowywanie projektów planów finansowych do projektu budżetu w części dotyczącej realizowanych zadań oraz sporządzanie informacji i sprawozdań opisowych z wykonania budżetu.
7. Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych.
8. Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na usługi pocztowe, realizacja umów z operatorami pocztowymi.