Urząd Miasta Piotrków Trybunalski - Biuro Cyfryzacji i Nadzoru Organizacyjnego

Biuro Cyfryzacji i Nadzoru Organizacyjnego - Dyrektor - Przemysław Cienkowski

p.cienkowski@piotrkow.pl

tel. 44 732 30 35

Pasaż Rudowskiego 10, p. 316

Celem działania Biura jest szeroko rozumiana transformacja cyfrowa Miasta Piotrkowa Trybunalskiego realizowana poprzez współpracę z komórkami organizacyjnymi, jednostkami organizacyjnymi Miasta, spółkami z udziałem Gminy i podmiotami zewnętrznymi w zakresie wdrażania, utrzymania i rozwoju nowoczesnych technologii informacyjnych w oparciu o Plan Zintegrowanej Informatyzacji Państwa i Architektury Informacyjnej Państwa.

Biuro realizuje zadania z zakresu zarządzania dokumentacją i obsługi kancelaryjnej Urzędu, nadzoru organizacyjnego, cyfryzacji, rozwoju usług elektronicznych oraz Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

Do zadań Biura w szczególności należą zadania z zakresu:

1. Zarządzania dokumentacją i obsługi kancelaryjnej Urzędu:

1. monitorowanie funkcjonalności systemu wykorzystywanego do EZD oraz analizowanie ewentualnych przeszkód w sprawnym funkcjonowaniu tego systemu i proponowanie odpowiednich rozwiązań dla ich pokonania,
2. prowadzenie szkoleń i udzielanie pomocy pracownikom Urzędu w zakresie stosowania systemu wykorzystywanego do EZD,
3. proponowanie kierunków rozbudowy systemu wykorzystywanego do EZD w Urzędzie w celu zapewnienia prawidłowości jego funkcjonowania,
4. opracowywanie i przedstawianie rozwiązań usprawniających obieg dokumentów w Urzędzie oraz przygotowania niezbędnych projektów aktów prawnych i wzorów dokumentów,
5. opracowywanie programów szkoleniowych i realizacja szkoleń dla pracowników Urzędu w zakresie kompetencji cyfrowych, w szczególności w zakresie obsługi systemu EZD,
6. rejestrowanie przesyłek przychodzących w systemie EZD,
7. wysyłka korespondencji urzędowej,
8. prowadzenie składu chronologicznego,
9. obsługa poczty e-urzad@piotrkow.pl, ePUAP.

2. Nadzoru organizacyjnego:

1. opiniowanie projektów aktów kierownictwa wewnętrznego pod kątem ich zgodności
   z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi,
2. prowadzenie wykazu obowiązujących aktów kierownictwa wewnętrznego,
3. opracowywanie projektów Regulaminu Organizacyjnego i jego aktualizacji,
4. prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta,
5. prowadzenie rejestru udzielonych upoważnień do przetwarzania danych osobowych,
6. prowadzenie rejestru i wykazu zarządzeń Prezydenta,
7. prowadzenie wykazu uchwał Rady,
8. koordynowanie sprawozdawczości w zakresie realizacji zarządzeń Prezydenta,
9. koordynowanie sprawozdawczości w zakresie realizacji uchwał Rady,
10. czuwanie nad przestrzeganiem postanowień niniejszego Regulaminu, aktów kierownictwa wewnętrznego i innych regulacji wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie,
11. przeprowadzanie analiz i formułowanie wniosków mających na celu usprawnienie i podniesienie jakości organizacji Urzędu.

3. Cyfryzacji:

1. współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu i innymi podmiotami w zakresie cyfryzacji procesów, komunikacji i dokumentacji w Urzędzie,
2. koordynacja prac związanych ze środowiskiem doręczeń elektronicznych oraz innymi publicznymi środkami komunikacji elektronicznej, służącymi do elektronicznego doręczania dokumentów,
3. koordynacja prac związanych z komunikacją elektroniczną pomiędzy jednostkami administracji publicznej, jednostkami organizacyjnymi miasta a Urzędem,
4. współpraca z jednostkami organizacyjnymi miasta w zakresie administrowania elektronicznymi skrzynkami podawczymi (ESP) na platformie ePUAP oraz skrzynki e-doręczeń tych jednostek,
5. współpraca z jednostkami organizacyjnymi Miasta w zakresie wdrażania przez te jednostki systemów i aplikacji związanych ze świadczeniem usług elektronicznych,
6. współpraca z komórkami organizacyjnymi i jednostkami organizacyjnymi Miasta w zakresie opracowywania procedur i zapisów dotyczących komunikacji elektronicznej i udostępniania usług drogą elektroniczną,
7. opiniowanie zakupów sprzętu i oprogramowania w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych,
8. prowadzenie, przydzielanie, odbieranie i analizowanie praw dostępu do zbiorów
   w systemach informatycznych,
9. wsparcie we wdrażaniu nowych systemów i programów,
10. wdrażanie i koordynacja rozwiązań Smart City (w szczególności innowacje technologiczne i społeczne, a także wykorzystujące sztuczną inteligencję lub inne przełomowe technologie),
11. prowadzenie intranetowego serwisu informacyjnego komunikacji wewnętrznej (ISON) i współpraca w tym zakresie z innymi komórkami organizacyjnymi,
12. realizacja polityki otwartych danych dla Urzędu; utworzenie i rozwój Platformy Otwartych Danych.

4. Rozwoju usług elektronicznych:

1. koordynowanie i wdrażanie innowacyjnych technologii informacyjno-komunikacyjnych, które usprawniają wykonywanie przez Prezydenta zadań z zakresu administracji publicznej,
2. tworzenie nowych i rozbudowa istniejących serwisów tematyczno-usługowych,
3. realizacja i koordynacja zadań związanych z utrzymaniem i rozwojem usług świadczonych drogą elektroniczną,
4. rozbudowa i unowocześnienie istniejących usług kontaktu i powiadamiania mieszkańców na platformie www.piotrkow.pl,
5. koordynowanie zadań związanych z udostępnianiem przez urząd usług elektronicznych na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej – ePUAP,
6. udział przy wdrażaniu w urzędzie projektów e-Administracji.

5. Zintegrowanego Systemu Zarządzania:

1. aktualizowanie Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania, procedur i polityk bezpieczeństwa w celu utrzymywania i ciągłego doskonalenia ZSZ,
2. analiza funkcjonowania Systemu i badanie jego efektywności oraz inicjowanie zmian w zakresie jego stosowania,
3. monitorowanie incydentów oraz badanie przypadków naruszania obowiązujących procedur i polityk,
4. przedstawianie Kierownictwu Urzędu sprawozdań z funkcjonowania Systemu oraz zgłaszanie wszelkich potrzeb związanych z jego funkcjonowaniem,
5. współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych, innymi podmiotami i instytucjami zewnętrznymi w zakresie utrzymywania i funkcjonowania Zintegrowanego Systemu Zarządzania,
6. określanie standardów zabezpieczania zasobów informacyjnych Urzędu i wdrażanie regulacji cyberbezpieczeństwa,
7. zabezpieczanie zasobów informacyjnych Urzędu w szczególności poprzez wskazywanie kierunków rozwoju Polityki bezpieczeństwa informacji oraz nadzorowanie i wsparcie realizacji procesów bezpieczeństwa informacji,
8. koordynowanie audytów bezpieczeństwa informacji w wyznaczonych jednostkach organizacyjnych Miasta,
9. podejmowanie działań optymalizujących standardy zabezpieczania zasobów informacyjnych Urzędu w wymiarze fizycznym,
10. współpraca z jednostkami organizacyjnymi Miasta w zakresie wykonywania zadań gminy zgodnie z regulacjami z obszaru bezpieczeństwa informacji.

6. Wykonywanie zadań związanych z realizacją budżetu, w tym opracowywanie projektów planów finansowych do projektu budżetu w części dotyczącej realizowanych zadań oraz sporządzanie informacji i sprawozdań opisowych z wykonania budżetu.

7. Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych.

8. Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na usługi pocztowe, realizacja umów z operatorami pocztowymi.