Biuro Cyfryzacji i Nadzoru Organizacyjnego
Dyrektor - Przemysław Cienkowski
tel. 44 732 30 35
Pasaż K. Rudowskiego 10, p. 316
Celem działania Biura jest szeroko rozumiana transformacja cyfrowa Miasta Piotrkowa Trybunalskiego realizowana poprzez współpracę z komórkami organizacyjnymi, jednostkami organizacyjnymi Miasta, spółkami z udziałem Gminy i podmiotami zewnętrznymi w zakresie wdrażania, utrzymania i rozwoju nowoczesnych technologii informacyjnych w oparciu o Plan Zintegrowanej Informatyzacji Państwa i Architektury Informacyjnej Państwa.
Biuro realizuje zadania z zakresu zarządzania dokumentacją i obsługi kancelaryjnej Urzędu, nadzoru organizacyjnego, cyfryzacji, rozwoju usług elektronicznych oraz Zintegrowanego Systemu Zarządzania.
Do zadań Biura w szczególności należą zadania z zakresu:
1. Zarządzania dokumentacją i obsługi kancelaryjnej Urzędu:
- monitorowanie funkcjonalności systemu wykorzystywanego do EZD oraz analizowanie ewentualnych przeszkód w sprawnym funkcjonowaniu tego systemu i proponowanie odpowiednich rozwiązań dla ich pokonania,
- prowadzenie szkoleń i udzielanie pomocy pracownikom Urzędu w zakresie stosowania systemu wykorzystywanego do EZD,
- proponowanie kierunków rozbudowy systemu wykorzystywanego do EZD w Urzędzie w celu zapewnienia prawidłowości jego funkcjonowania,
- opracowywanie i przedstawianie rozwiązań usprawniających obieg dokumentów Urzędzie oraz przygotowania niezbędnych projektów aktów prawnych i wzorów dokumentów,
- opracowywanie programów szkoleniowych i realizacja szkoleń dla pracowników Urzędu w zakresie kompetencji cyfrowych, w szczególności w zakresie obsługi systemu EZD,
- rejestrowanie przesyłek przychodzących w systemie EZD,
- wysyłka korespondencji urzędowej,
- prowadzenie składu chronologicznego,
- obsługa poczty e-urzad@piotrkow.pl, ePUAP, e-Doręczeń.
2. Nadzoru organizacyjnego:
- opiniowanie projektów aktów kierownictwa wewnętrznego pod kątem ich zgodności z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi,
- prowadzenie wykazu obowiązujących aktów kierownictwa wewnętrznego,
- opracowywanie projektów Regulaminu Organizacyjnego i jego aktualizacji,
- prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta,
- prowadzenie rejestru udzielonych upoważnień do przetwarzania danych osobowych,
- prowadzenie rejestru i wykazu zarządzeń Prezydenta,
- prowadzenie wykazu uchwał Rady,
- koordynowanie sprawozdawczości w zakresie realizacji zarządzeń Prezydenta,
- koordynowanie sprawozdawczości w zakresie realizacji uchwał Rady,
- czuwanie nad przestrzeganiem postanowień niniejszego Regulaminu, aktów kierownictwa wewnętrznego i innych regulacji wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie,
- przeprowadzanie analiz i formułowanie wniosków mających na celu usprawnienie i podniesienie jakości organizacji Urzędu.
3. Cyfryzacji:
- współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu i innymi podmiotami w zakresie cyfryzacji procesów, komunikacji i dokumentacji w Urzędzie,
- koordynacja prac związanych ze środowiskiem doręczeń elektronicznych oraz innymi publicznymi środkami komunikacji elektronicznej, służącymi do elektronicznego doręczania dokumentów,
- koordynacja prac związanych z komunikacją elektroniczną pomiędzy jednostkami administracji publicznej, jednostkami organizacyjnymi Miasta a Urzędem,
- współpraca z jednostkami organizacyjnymi Miasta w zakresie administrowania elektronicznymi skrzynkami podawczymi (ESP) na platformie ePUAP oraz skrzynki e-Doręczeń tych jednostek,
- współpraca z jednostkami organizacyjnymi Miasta w zakresie wdrażania przez te jednostki systemów i aplikacji związanych ze świadczeniem usług elektronicznych,
- współpraca z komórkami organizacyjnymi i jednostkami organizacyjnymi Miasta w zakresie opracowywania procedur i zapisów dotyczących komunikacji elektronicznej i udostępniania usług drogą elektroniczną,
- opiniowanie zakupów sprzętu i oprogramowania w porozumieniu
z kierownikami komórek organizacyjnych, - prowadzenie, przydzielanie, odbieranie i analizowanie praw dostępu do zbiorów w systemach informatycznych,
- wsparcie we wdrażaniu nowych systemów i programów,
- wdrażanie i koordynacja rozwiązań Smart City (w szczególności innowacje technologiczne i społeczne, a także wykorzystujące sztuczną inteligencję lub inne przełomowe technologie),
- prowadzenie intranetowego serwisu informacyjnego komunikacji wewnętrznej (ISON) i współpraca w tym zakresie z innymi komórkami organizacyjnymi,
- realizacja polityki otwartych danych dla Urzędu; utworzenie i rozwój Platformy Otwartych Danych.
4. Informatyki:
- utrzymywanie ciągłości działania infrastruktury teleinformatycznej oraz używanych systemów i aplikacji w celu zapewnienia sprawnego i prawidłowego funkcjonowania Urzędu.
- wdrażanie zasad polityki bezpieczeństwa w zakresie systemów i sieci teleinformatycznych, przetwarzania danych w systemach w Urzędzie oraz nadzór nad ich przestrzeganiem,
- budowa, wdrażanie, rozwój i zarządzanie zasobami teleinformatycznymi Urzędu oraz prowadzenie ewidencji ilościowej sprzętu komputerowego zgodnie z instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych,
- zapewnienie ciągłości przepływu informacji oraz możliwości przystosowania eksploatowanych systemów do zmian zachodzących w Urzędzie i jego otoczeniu,
- prowadzenie ewidencji wartości niematerialnych i prawnych w zakresie informatyzacji
5. Rozwoju usług elektronicznych:
- koordynowanie i wdrażanie innowacyjnych technologii informacyjno-komunikacyjnych, które usprawniają wykonywanie przez Prezydenta zadań z zakresu administracji publicznej,
- tworzenie nowych i rozbudowa istniejących serwisów tematyczno-usługowych,
- realizacja i koordynacja zadań związanych z utrzymaniem i rozwojem usług świadczonych drogą elektroniczną,
- rozbudowa i unowocześnienie istniejących usług kontaktu i powiadamiania mieszkańców na platformach Miasta,
- współpraca z jednostkami organizacyjnymi Miasta w zakresie cyfryzacji administracji publicznej,
- udział przy wdrażaniu w urzędzie projektów e-Administracji.
6. Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ):
- wyznaczanie kierunków rozwoju oraz aktualizowanie dokumentacji ZSZ w celu utrzymywania i ciągłego doskonalenia,
- analiza funkcjonowania ZSZ i badanie jego efektywności oraz inicjowanie zmian w zakresie jego stosowania,
- monitorowanie incydentów oraz badanie przypadków naruszania obowiązujących procedur i polityk,
- przedstawianie Kierownictwu Urzędu sprawozdań z funkcjonowania ZSZ oraz zgłaszanie wszelkich potrzeb związanych z jego funkcjonowaniem,
- współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych, innymi podmiotami i instytucjami zewnętrznymi w zakresie utrzymywania i funkcjonowania ZSZ,
- zapewnienie ochrony zasobów informacyjnych poprzez wdrażanie, monitorowanie i doskonalenie zasad oraz środków bezpieczeństwa, w tym zabezpieczeń fizycznych.
7. Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI):
- realizacja działań w zakresie wdrażania regulacji cyberbezpieczeństwa w Urzędzie,
- nadzór nad realizacją zadań inspektora ds. SZBI w wyznaczonych jednostkach organizacyjnych Miasta,
- współpraca z pozostałymi Jednostkami Organizacyjnymi Miasta w zakresie wykonywania zadań z obszaru bezpieczeństwa informacji.
- Wykonywanie zadań związanych z realizacją budżetu, w tym opracowywanie projektów planów finansowych do projektu budżetu w części dotyczącej realizowanych zadań oraz sporządzanie informacji i sprawozdań opisowych z wykonania budżetu.
- Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych.
- Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na usługi pocztowe, realizacja umów z operatorami pocztowymi.