Archiwum Zakładowe
Archiwum Zakładowe - Kierownik Anna Pełka
ul. Szkolna 28
e-mail: a.pelka@piotrkow.pl
tel.: 0-44/732 30 11
Do zadań Archiwum w szczególności należy:
1. Przejmowanie dokumentacji:
- spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
- niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio Prezydent lub organ jednostki samorządu terytorialnego Miasta,
- elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD.
2. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
3. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji.
4. Porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym.
5. Udostępnianie dokumentacji archiwalnej i prowadzenie jej ewidencji.
6. Przeprowadzanie kwerend archiwalnych.
7. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu.
8. Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.
9. Sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji
w archiwum zakładowym.
10. Koordynowanie czynności kancelaryjnych w Urzędzie, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, w tym m.in.:
- doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania
z dokumentacją, - przeprowadzanie szkoleń,
- przeprowadzanie kontroli stosowania instrukcji kancelaryjnej.
11. Prowadzenie obsługi archiwalnej pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw komunalnych
i jednostek organizacyjnych Miasta z zakresu zatrudnienia i płac.