Referat Zarządzania Dokumentacją i Bezpieczeństwa Informacji
Referat Zarządzania Dokumentacją i Bezpieczeństwa Informacji
Kierownik - Przemysław Cienkowski
Pasaż K. Rudowskiego 10, pok. 315
Tel.: 0-44/732 30 35
Referat realizuje w szczególności zadania z zakresu:
1. Elektronicznego Zarządzania Dokumentami:
- monitorowanie funkcjonalności systemu wykorzystywanego do EZD oraz analizowanie ewentualnych przeszkód w sprawnym funkcjonowaniu tego systemu i proponowanie odpowiednich rozwiązań dla ich pokonania,
- prowadzenie szkoleń i udzielanie pomocy pracownikom Urzędu w zakresie stosowania systemu wykorzystywanego do EZD,
- proponowanie kierunków rozbudowy systemu wykorzystywanego do EZD w Urzędzie w celu zapewnienia prawidłowości jego funkcjonowania,
- opracowywanie i przedstawianie rozwiązań usprawniających obieg dokumentów w Urzędzie oraz przygotowania niezbędnych projektów aktów prawnych i wzorów dokumentów.
2. Dostępu do informacji publicznej:
- redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z rozporządzeniem MSWiA,
z wyłączeniem zakładki „Zamówienia publiczne”, - koordynowanie udzielania odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej,
- wydawanie decyzji w sprawie odmowy udostępniania informacji publicznej oraz umorzenia postępowania o udostępnienie informacji publicznej.
3. Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwa Informacji:
- aktualizowanie Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością, Bezpieczeństwa Informacji oraz Działań Antykorupcyjnych, procedur i polityk bezpieczeństwa w celu utrzymywania i ciągłego doskonalenia ZSZ,
- analiza funkcjonowania Systemu i badanie jego efektywności oraz inicjowanie zmian
w zakresie jego stosowania, - monitorowanie incydentów oraz badanie przypadków naruszania obowiązujących procedur
i polityk, - przedstawianie Kierownictwu Urzędu sprawozdań z funkcjonowania Systemu oraz zgłaszanie wszelkich potrzeb związanych z jego funkcjonowaniem,
- współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych, innymi podmiotami i instytucjami zewnętrznymi w zakresie utrzymywania i funkcjonowania ZSZ.
4. Kontroli zarządczej:
- przygotowywanie dla Prezydenta i Pełnomocnika Prezydenta Miasta do spraw Kontroli Zarządczej w Mieście Piotrków Trybunalski zbiorczych dokumentów i informacji, wynikających z ustalonego przez Prezydenta systemu kontroli zarządczej na I i II poziomie,
- monitorowanie przebiegu poszczególnych etapów opracowywania dokumentacji w zakresie kontroli zarządczej, w tym m.in. planów, sprawozdań oraz innych wymaganych dokumentów
i wspieranie w tym zakresie kierowników komórek organizacyjnych Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Miasta.
5. Nadzoru organizacyjnego:
- opiniowanie projektów aktów kierownictwa wewnętrznego pod kątem ich zgodności
z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi, - prowadzenie wykazu obowiązujących aktów kierownictwa wewnętrznego,
- opracowywanie projektów Regulaminu Organizacyjnego i jego aktualizacji,
- prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta,
- prowadzenie rejestru upoważnień udzielanych przez Sekretarza Miasta pracownikom Urzędu do wykonywania czynności związanych z realizacją procedur obowiązujących w Urzędzie poza jego siedzibą,
- prowadzenie rejestru i wykazu zarządzeń Prezydenta,
- prowadzenie wykazu uchwał Rady,
- koordynowanie sprawozdawczości w zakresie realizacji zarządzeń Prezydenta,
- koordynowanie sprawozdawczości w zakresie realizacji uchwał Rady.
6. Wykonywanie zadań związanych z realizacją budżetu, w tym opracowywanie projektów planów finansowych do projektu budżetu w części dotyczącej realizowanych zadań oraz sporządzanie informacji i sprawozdań opisowych z wykonania budżetu.
7. Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.
